Huishoudelijk reglement

ALGEMEEN

1. Het huishoudelijk reglement (afgekort HHR) heeft tot doel een richtlijn te bieden voor het goed functioneren van de Rotaryclub Maaseik. De eerste editie van HHR was mede gebaseerd op de statuten van Rotary International, zoals deze voor het laatst werden gewijzigd in 2010, alsmede van een door Rotary International verstrekt model (de 'recommanded clubbylaws'), werd goedge-keurd in de vergadering van 10 mei 2011.


2. Deze herwerkte, editie van het HHR heeft exact hetzelfde doel als de eerste editie en is mede gebaseerd op de Standard Rotary Club Constitution (zoals verschenen in de Manual of Procedu-re 2013, p.196 e.v.) en de Recommended Rotary Club Bylaws (zoals verschenen in de Manual of Procdure 2013, p. 212 e.v.). Deze voorliggende editie van HHR werd goedgekeurd in de clubver-gadering van 10 mei 2016.


3. De inhoud van dit HHR kan mits goedkeuring door het bestuur en de ledenvergadering van de club verduidelijkt worden in bijvoegsels die één en ondeelbaar zijn met dit HHR.


4. De bepalingen van dit HHR alsook de interpretatie er van zijn steeds ondergeschikt aan de bepa-lingen en interpretaties van de Standard Rotary Club Constitution, de Recommended Rotary Club Bylaws, de Rotary International Constitution and Bylaws en de Rotary Code of Policies.


5. Ieder Rotaryjaar duurt 12 maanden en vangt aan op 01 juli. Iedere (nieuwe) bestuursploeg treedt bijgevolg op 01 juli aan.


6. Administratief werk en formulierenverkeer gebeuren bij voorkeur via mail.


7. Tenzij door het bestuur anders beslist en tijdig aangekondigd vinden alle clubactiviteiten plaats in het clublokaal.


8. Het initiatief tot toekenning van een PHF dient steeds van het bestuur uit te gaan.


9. De inhoud van het HHR kan op ieder  tijdstip i.f.v. de alsdan geldende noden en/of behoeften herzien worden. Het initiatief tot herziening kan uitgaan van een bestuurslid en/of een clublid (geen erelid).

Artikel I

Het Bestuur

1. De algemene leiding van de club berust bij het bestuur, verkozen overeenkomstig de bepalingen van artikel III van dit reglement, en bestaande uit een voorzitter, de onmiddellijke past voorzitter, een inkomend voorzitter, een in-inkomend voorzitter (in de statuten aangeduid als genomineerd voorzitter), een secretaris, een penningmeester, een protocolchef (clubmeester) en de voorzitter Foundation. Het bestuur is gemachtigd om andere personen (bv. een programma-verantwoordelijke) uit te nodigen.  Deze uitgenodigde leden hebben geen stemrecht tijdens de bestuursvergaderingen.


2. Het bestuur is gemachtigd een adjunct-secretaris, een adjunct-penningmeester en een adjunct-protocol (adjunct-clubmeester) te benoemen. uit te nodigen op bestuursvergaderingen. Daarnaast kan het bestuur een of meerdere personen met een bijzondere, wel omschreven, tijdelijke opdracht of belasten (bv. communicatieverantwoordelijke, beheerder website, verantwoordelijke social media,programmaverantwoordelijke,… ) en uitnodigen op bestuursvergaderingen. De leden met een bijzonder mandaat hebben in de bestuursvergaderingen geen stemrecht.

Al deze personen worden benoemd uiterlijk tijdens de eerste bestuursvergadering van het Rotaryjaar. Tijdens deze vergadering worden tevens de open te stellen classificaties voor dit Rotaryjaar vastgelegd alsook de voor dit Rotaryjaar geldende maandelijkse vaste lidmaatschapsbijdrage en eventuele boetes/penalty’s (zoals nader omschreven in art. V van dit reglement).  

Het bestuur kan op ieder moment andere clubleden of ‘derden’ uitnodigen op een bestuursvergadering.

3. Thans zijn met een bijzondere opdracht belast:

a) een archivaris: hij bewaart alle bescheiden, documenten en voorwerpen, die van belang zijn voor de club.

b) een kascommissie zoals nader beschreven in artikel X van dit reglement.

Artikel II

A. Taak van de Bestuursleden

1. Voorzitter: het is de taak van de voorzitter om de vergaderingen van het bestuur en die van de club te leiden en voorts die plichten te vervullen, welke deze functie gewoonlijk met zich meebrengt.

2. Inkomend voorzitter: hij zit de vergaderingen van het bestuur en die van de club voor in het geval de voorzitter afwezig is en hij vervult voorts elke taak die de voorzitter of het be-stuur hem opdraagt. Hij is eveneens verantwoordelijk voor het ledenbeheer en is belast met het ontwikkelen van een aanwervingstrategie en voor het behoud van de leden.

Uit hoofde van zijn functie is hij voorzitter van de commissie Membership (nader omschre-ven in artikel VII sub 1 van dit reglement).

3. In-inkomend voorzitter: hij is verantwoordelijk voor de implementatie binnen de club van ‘Rotary’s Five Avenues of Service’ m.n. clubservice, vocational service,  community service, international service, youth service

Uit hoofde van zijn functie is hij voorzitter van de commissie Service projects (nader om-schreven in artikel VII sub 3 van dit reglement).

4. Secretaris: tot de taak van secretaris behoort:

a) het bijhouden van de ledenlijsten (up-to-date houden ervan);

b) het bijhouden van de aanwezigheden tijdens de bijeenkomsten;

c) het verzenden van de uitnodigingen voor vergaderingen van de club, van het bestuur en van de commissies.

d) het coördineren (ontvangen, opslaan en naar de clubleden verzenden) van de door de leden opgestelde verslagen en doorsturen van die mededelingen, die voor de leden van belang kunnen zijn;

e) het uitbrengen van de nodige rapporten aan Rotary International, waaronder:

• op 1 januari en op 1 juli van ieder jaar het halfjaarlijks rapport met het effec-tief van de club;

• op 1 april en op 1 oktober, het rapport van de actieve leden, toegelaten in de club sinds het laatste halfjaarlijks rapport;

• het rapport van de wijzigingen in de ledenlijsten.

Binnen 15 dagen na de laatste vergadering van elke maand, stuurt hij aan de gouver-neur het maandelijks rapport met het aanwezigheidspercentage. Hij controleert en ver-stuurt het bedrag van de abonnementen op de officiële revue van Rotary International;

f) het bewaren van de notulen en verslagen van de diverse vergaderingen en bijeenkom-sten;

g) het vervullen van iedere taak die hem wordt opgelegd en van die taken die gewoonlijk betrekking hebben op de functie van een secretaris;

h) hij draagt bij het beëindigen van zijn mandaat de bij het secretariaat behorende be-scheiden in goede orde over aan zijn opvolger of aan de voorzitter.

Uit hoofde van zijn functie is hij samen met de penningmeester voorzitter van de commissie Club administration (nader omschreven in artikel VII sub 4 van dit reglement).

In onderling overleg zullen deze beide bestuurleden vastleggen welk taken elk hunner voor zijn rekening neemt er van uitgaande dat taken met een voornamelijk financiële inhoud in ieder geval tot het werkterrein van de penningmeester zullen behoren.

 

5. Penningmeester: de penningmeester voert het beheer over de geldmiddelen in overeenstemming met het bepaalde in artikel X van dit reglement. Hij geeft driemaandelijks een overzicht aan de algemene vergadering of zo vaak als het bestuur hem dit uitdrukkelijk verzoekt van de financiële situatie van de club en van die van de aan de club gelinkte VZW Bokkerieje. Voorts vervult hij die plichten welke deze functie gewoonlijk met zich meebrengt. De penningmeester volgt de betalingen door de clubleden op en is desgevallend verantwoordelijk voor het organiseren en invorderen van niet-betalingen en/of te late betalingen (volgens de invorderingsprocedure beschreven in art. V van dit reglement).

Uit hoofde van zijn functie is de penningmeester samen met de secretaris voorzitter van de  Commissie Clubadministration (nader omschreven in artikel VII sub 4 van dit reglement).

Bij het beëindigen van zijn mandaat draagt hij alle onder zijn verantwoordelijkheid zijnde  beho-rende gelden, boeken en bescheiden in goede orde over aan zijn opvolger of bij ontstentenis daarvan aan de voorzitter.

6. Protocolchef (clubmeester): de protocolchef (clubmeester) is verantwoordelijk voor het interne en externe publiciteitsbeleid en neemt terzake de nodige initiatieven; hij bepaalt het tijdstip van aanvang en einde van de clubbijeenkomsten en  regelt het ordelijk verloop ervan.Voorts draagt hij zorg voor de goede ontvangst van gasten en biedt hen zonodig een plaats aan.Voorts vervult hij die taken welke die functie gewoonlijk met zich meebrengt, en welke hem door de voorzitter of het bestuur worden opgelegd.

Uit hoofde van zijn functie is hij voorzitter van de commissie Public Relations (nader om-schreven in artikel VII sub 2 van dit reglement).

7. Past-voorzitter : De onmiddellijke past voorzitter vervult de taken die hem opgedragen worden door de voorzitter en/of bestuur.

8. Adjunct-secretaris, Adjunct-penningmeester en Adjunct-protocol (adjunct-clubmeester) : hun taak bestaat erin respectievelijk de secretaris, de penningmeester of de protocolchef (club-meester) bij te staan in hun functies, en bij eventuele afwezigheid van dezen hen te vervangen.


9. De voorzitter Foundation is verantwoordelijk voor clubactiviteiten m.b.t. Rotary Foundation, de onmiddellijke past-voorzitter is tevens de voorzitter Foundation.

Uit hoofde van zijn functie is hij voorzitter van de commissie Rotary Foundation (nader omschre-ven in artikel VII sub 5 van dit reglement).

 

B. Bestuursbevoegdheid/vertegenwoordiging

Sectie 1

Het bestuur bestuurt de club en vertegenwoordigt haar in en buiten rechte. Alle bevoegdheden die de statuten en/of de wet niet uitdrukkelijk verleent aan de ledenvergadering worden toege-kend aan het bestuur.

De beslissing van het bestuur is finaal en bindend voor de club. Beroep tegen een bestuursbeslissing is enkel  (uitgezonderd de bepalingen van art. IX) mogelijk door de clubvergadering mits dit beroep door minstens 90% van de clubleden wordt gesteund

Sectie 2: quorum

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen indien de meerderheid van de bestuursleden ter vergadering aanwezig is. De besluiten worden genomen met een meerderheid van de stemmen van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht verwor-pen te zijn.

Sectie 3: voltalligheid

Indien het bestuur niet voltallig is, behoudt het niettemin zijn bevoegdheden indien er tenminste nog drie bestuursleden in functie zijn. Het bestuur heeft alsdan de verplichting zo snel als mogelijk onder de resterende bestuursleden is in de vacature(s) te voorzien. Indien er slechts drie bestuursleden in functie zijn,  kan dit bestuur alleen geldige besluiten nemen als de drie bestuursleden allen ter verga-dering aanwezig zijn.

Indien elect-bestuursleden niet beschikbaar zijn, dienen de resterende elect-bestuursleden onderling een vervanger/vervangers te kiezen.

Ingeval er minder dan 3 verkozen bestuursleden zijn, dienen zij onmiddellijk (de eerstvolgende clubvergadering) binnen de club  nieuwe kandidaat-bestuursleden te zoeken en te kiezen.

Sectie 4: vertegenwoordiging

De club wordt vertegenwoordigd door het bestuur. Het bestuur kan gevolmachtigden aanstellen. Alleen bijzondere en beperkte volmachten voor bepaalde rechtshandelingen zijn geoorloofd.

Sectie 5: beperking bevoegdheid bestuur

De verbintenissen van de club die het bestuur kan aangaan zijn beperkt tot een waarde van 1.000,00 euro (éénduizend euro).

 

Artikel III

Verkiezing van de bestuursleden

Bestuursleden moeten, behoudens andersluidende bepalingen in dit reglement, steeds verkozen worden tijdens een clubvergadering uiterlijk 31 december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin zij hun functie opnemen.

A. Algemeen

1. De verkiezing van bestuursleden geschiedt schriftelijk en vindt plaats zoals hierna

omschreven;

2. Voor elke stemming wordt een stembureau geopend. Dit wordt gevormd door de twee oud- ste aanwezige niet-verkiesbare oud-voorzitters. Bepalend voor 'de oudste' is het jaar waar

in het voorzitterschap werd bekleed en voor het geval sprake is van meer dan een jaar het

oudste van die jaren;

3. De verkiezing van de in-inkomend voorzitter vindt plaats in twee fasen, een voorverkiezing

en een feitelijke verkiezing, waarbij de feitelijke verkiezing plaatsvindt op de eerste

avondvergadering van december en de voorverkiezing plaatsvindt twee weken voorafgaand aan de feitelijke verkiezing. De verkiezing van het bestuur vindt plaats onmiddellijk na de feitelijke verkiezing van de in-inkomend voorzitter;

4. De voorverkiezing en de feitelijke verkiezing van een in-inkomend voorzitter en de

verkiez ing van een bestuur vereist de aanwezigheid van 50 % van de stemgerechtigde

leden. Indien dit aantal niet wordt bereikt, zal de voorverkiezing voor een in-inkomend

voorzitter, respectievelijk de feitelijke verkiezing van de in-inkomend voorzitter

plaats vinden op de onmiddellijk daarop volgende avondvergadering. De voorverkiezing en

de verkiezing kunnen dan doorgaan ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden;

5. Het stembureau heeft als taak aan elk stemgerechtigd aanwezig lid een stembiljet te

verschaffen, dit nadat het lid zijn stem heeft uitgebracht weer op te halen evenals de

enveloppen met de conform dit artikel sub 8 ingeleverde stembiljetten, de uitgebrachte

stemmen te tellen en de uitslag mede te delen in overeenstemming met de regels hierna

vermeld;

6. Stemgerechtigd zijn alle leden van de club met uitzondering van eventuele ereleden;

7. Stemmen per volmacht is niet mogelijk;

8. Stemmen door leden die niet fysiek ter vergadering aanwezig kunnen zijn is mogelijk.

Diegene die wenst te stemmen zonder zelf ter vergadering aanwezig te kunnen zijn dient

zijn voornemen daartoe schriftelijk en bij voorkeur per e-mail, en op zijn vroegst 14 dagen

voor de vergadering kenbaar te maken aan de secretaris van het bestuur en bij diens

afwezigheid aan de voorzitter.

De secretaris c.q. de voorzitter verschaft aan het betreffende lid een stembiljet. Het lid

deponeert het door hem ingevulde stembiljet in een blanco gesloten enveloppe, welke

enveloppe hij stopt in een tweede enveloppe voorzien van zijn naam, handtekening en

datum van ondertekening en overhandigt deze aan de secretaris c.q. voorzitter.

Op zijn beurt overhandigt laatstgenoemde de blanco enveloppe aan de leden van het

Stembureau. Hij maakt van dit feit melding aan de op de vergadering aanwezige leden.

Hiervan wordt eveneens uitdrukkelijk melding gemaakt in de notulen van de vergadering.

De leden van het stembureau openen deze enveloppe nadat alle stembiljetten zijn

verzameld en voegen het door het afwezige lid uitgebrachte stembiljet zodanig bij de

overige stembiljetten dat de anonimiteit van de betreffende stem is gewaarborgd.

 

B. Verkiezing in-inkomend voorzitter

1. Onder in-inkomend voorzitter wordt verstaan een lid (of maximaal 2 leden die in onderling overleg de functie van in-inkomend voorzitter gezamenlijk wensen te vervullen) van de club dat voorzitter wordt in het Rotaryjaar dat aanvangt na het lopende clubjaar plus twee volgende clubjaren.

2. De procedure verloopt in twee fasen:

Tijdens de voorverkiezing worden de kandidaten in-inkomend voorzitter verkozen.

Na installatie van het stembureau wordt bij de voorverkiezing een stembiljet gebruikt met daarop in alfabetische volgorde de namen van alle als in-inkomend voorzitter verkiesbare leden, dit wil zeggen alle leden minus de voorzitter, de al verkozen inkomend voorzitter, de al verkozen in-inkomend voorzitter en de oud-voorzitters die minder dan vijf jaar geleden zijn afgetreden en eveneens met uitzondering van eventuele ereleden.

Het uitbrengen van een stem geschiedt door het aankruisen van maximaal drie namen op dit stembiljet.

De uitslag bestaat uit de namen van de vijf verkiesbare leden die het grootst aantal stem-men hebben verzameld. Zij worden genoemd in alfabetische volgorde zonder opgave van het behaalde aantal stemmen.

In geval van ex aequo waarbij meer dan vijf leden tot kandidaat in-inkomend voorzitter zouden zijn verkozen, worden al deze leden geacht te zijn voorgedragen als kandidaat in-inkomend voorzitter;

3. De aldus verkozen kandidaten in-inkomend voorzitter respecteren een termijn van één week vooraleer zij kenbaar maken of zij hun verkiezing al dan niet aanvaarden. Dit dient steeds in overleg met de voorzitter te gebeuren. De voorzitter informeert zo spoedig moge-lijk de algemene vergadering over elke door een kandidaat in-inkomend voorzitter genomen beslissing.

Terugtrekking als kandidaat in-inkomend voorzitter dient uiterlijk te geschieden één week voorafgaand aan de dag van de feitelijke verkiezing van de in-inkomend voorzitter en wordt medegedeeld aan de voorzitter;

4. Tijdens de feitelijke verkiezing wordt de in-inkomend voorzitter onder de kandidaten in-inkomend voorzitter die hun verkiezing aanvaard hebben als volgt verkozen. Indien geen kandidaat in-inkomend voorzitter zijn verkiezing heeft aanvaard, geldt op de dag van de feitelijke verkiezing elk als in-inkomend voorzitter verkiesbaar lid als kandidaat in-inkomend voorzitter;

5. Na vorming van het stembureau wordt aan elk stemgerechtigd lid een stemformulier ver-strekt met daarop in alfabetische volgorde de namen van de kandidaten in-inkomend voor-zitter;

6. Het uitbrengen van een geldige stem geschiedt door het aankruisen van maximaal één naam op dit biljet;

7. De uitslag houdt in hetzij:

a) de naam van de kandidaat in-inkomend voorzitter die het grootst aantal stemmen heeft gekregen. Hij wordt daardoor in-inkomend voorzitter. Het aantal behaalde stemmen wordt niet genoemd;

b) in geval van ex aequo tussen twee of meer kandidaten in-inkomend voorzitter, de na-men van deze kandidaten in alfabetische volgorde en zonder vermelding van het

aantal behaalde stemmen, waarna een nieuwe stemronde plaats vindt tussen deze kandida-ten. Indien deze nieuwe ronde eveneens ex aequo eindigt dan wordt de oudste in Rotaryja-ren van de kandidaten geacht te zijn verkozen tot in-inkomend voorzitter.Indien de Rotary-jaren van de ex aequo kandidaten gelijk zijn dan geldt de oudste in leeftijd als verkozen. Als uitslag wordt alleen de naam van de verkozene vermeld zonder verdere informatie over de uitslag;

8. Op de verkiezing van de in-inkomend voorzitter is het bepaalde in dit artikel onder A sub 8 eveneens van toepassing.

 

C. Verkiezing van de secretaris, penningmeester, protocolchef en voorzitter Foundation.

1. De verkiezing van deze bestuursleden voor het Rotaryjaar dat aanvangt na het einde van het lopende Rotaryjaar vindt plaats onmiddellijk na de verkiezing van de in-inkomend voorzitter. Deze verkiezing vindt afzonderlijk plaats waarbij de volgende volgorde in acht wordt genomen. Eerst vindt de verkiezing plaats van de secretaris, vervolgens die van de penningmeester gevolgd door de verkiezing van de protocolchef (clubmeester) en die van de voorzitter Foundation. Het verdient de voorkeur dat ten behoeve van de continuïteit het betreffende bestuurslid zijn functie tenminste twee achtereenvolgende jaren bekleedt. Vooraleer over te gaan tot de verkiezing krijgen de zittende bestuursleden de gelegenheid om kenbaar te maken of zij zich herverkiesbaar stellen. Indien één van de verkiesbare leden een bestuursmandaat wenst te bekleden, dan wordt hij eveneens in de gelegenheid gesteld dit mede te delen. Beide mededelingen geschieden bij monde van de voorzitter;

2. Elk stemgerechtigd lid, dit is elk lid met uitzondering van een eventueel erelid, ontvangt een stembiljet met daarop in alfabetische volgorde de namen van alle als bestuurslid verkiesbare leden, dit wil zeggen alle leden minus de voorzitter, de juist daarvoor gekozen in-inkomend voorzitter, alsook de juist daarvoor verkozen secretaris, penningmeester en protocolchef (clubmeester)en de oud-voorzitters die minder dan vijf jaar geleden zijn afgetreden;

3. Het uitbrengen van een geldige stem geschiedt door het aankruisen van drie namen op dit biljet;

4. De uitslag houdt in hetzij:

a) de naam van het lid dat het grootst aantal stemmen heeft gekregen, waarbij het totaal aantal stemmen niet bekend wordt gemaakt;

b) in geval van ex aequo tussen twee of meer leden, wordt een nieuwe stemronde georganiseerd tussen de leden met een gelijk aantal stemmen;

c) in geval dit nogmaals resulteert in een ex aequo wordt de oudste in Rotaryjaren geacht te zijn verkozen. Indien de Rotary jaren van de ex aequo kandidaten gelijk zijn, dan geldt de oudste in leeftijd als gekozen.

5. Op de in dit artikel bedoelde verkiezing is het bepaalde in dit artikel onder A sub 8 eveneens van toepassing;

6. Cumulatie van bestuursfuncties is niet mogelijk met uitzondering van de combinatie onmiddellijke past-voorzitter/voorzitter Rotary Foumdation.

 

Artikel IV

Vergaderingen

1. De statutaire vergaderingen, de bestuursvergaderingen en andere bijeenkomsten van de club worden geleid door de voorzitter. Bij afwezigheid van de voorzitter zal de inkomend- voorzitter de bijeenkomsten en vergaderingen leiden. Bij afwezigheid van de voorzitter en inkomend-voorzitter wordt de vergadering voorgezeten door de in-inkomend voorzitter. Bij afwezigheid van alle 3 wordt de taak van plaatsvervangend voorzitter waargenomen door de laatst in functie geweest zijnde oud-voorzitter.

2. De gewone wekelijkse bijeenkomsten van de club worden gehouden op de 1ste dinsdag van de maand van 12.15 uur tot 14.00 uur en de 2de, 3de en 4de en eventueel 5de dinsdag van de maand van 19.15 uur tot 22.00 uur in Restaurant DE BOKKERIJDER, Markt 26, 3680 Maaseik, tel.089-56.51.06 of op een ander tijdstip of een ander lokaal te bepalen door het bestuur.

De gewone wekelijkse bijeenkomst bestaat voor wat de avondbijeenkomsten betreft uit twee delen. Tijdens het eerste gedeelte het welk duurt van 19.15 uur tot 20.30 uur wordt de maaltijd genuttigd. Aansluitend vindt de clubvergadering plaats.

3. Wijzigingen worden tijdig aan de leden (en aan de uitbater) bekend gemaakt.

Indien de maand een vijfde dinsdag heeft dan is de betreffende vergadering speciaal en zal het programma als zodanig worden aangepast (ladies night).

4. De bestuursvergaderingen worden in beginsel éénmaal per maand gehouden. Bijkomende vergaderingen worden zo nodig bijeengeroepen door de voorzitter of op verzoek van twee bestuursleden, mits tijdig bekend gemaakt.

 

Artikel V

Bijdrage

1. Basisregel

De maandelijkse vaste lidmaatschapsbijdrage van ieder clublid (ereleden uitgezonderd) wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld. Dit gebeurt ten laatste in de maand juli voor het Rotaryjaar dat aanvangt in die maand.

De maandelijkse bijdrage dekt :

•    de werkingskosten van de club en de eventuele door het bestuur vast te stellen bijzondere kosten;
•    de compensaties bij partnerclubs alsook bij andere clubs in en buiten België;
•    de kosten van deelname aan activiteiten van Stammtisch & winterwandeling;
•    de tegemoetkoming bij andere clubactiviteiten zoals Nieuwjaarsreceptie en bestuurswissel ten belope van een door het bestuur vast te stellen bedrag;
•    de aanwezigheid van meer dan 3 keer per maand op de reguliere clubvergadering.

De bijdrage, welke moet zijn voldaan voor aanvang van de betreffende maand, bedraagt ingaande op 1 april 2014 maandelijks 90,00 euro.

De kosten van de maaltijden worden in overleg tussen het bestuur en de uitbater voorafgaande aan het nieuwe Rotaryjaar vastgesteld.

De leden ontvangen na afloop van iedere periode van 3 maanden en voor het eerst op 30 september van het lopende Rotaryjaar een afrekening van hun bijdrage en in rekening gebrachte kosten. Van de leden wordt verwacht dat zij hun financiële verplichtingen ten spoedigste betalen. Ingeval van niet-tijdige betaling door een lid van zijn maandelijkse vaste lidmaatschapsbijdrage en/of trimestriele afrekening(en) wordt een invorderingsprocedure opgestart (nader omschreven in art. V sub 4).

De leden, uitgezonderd de 85 plussers (zoals gedefinieerd in artikel 9 van dit HHR) en uitgezonderd de ereleden, betalen éénmalig een voorschot (admission fee) van 200,00 euro. Dit voorschot wordt aan het betreffende lid gerestitueerd bij het normaal en/of eervol einde van diens lidmaatschap.

Tenzij een aanmeldingsplicht (op iedereen van toepassing) geldt, is ieder lid (inclusief 85-plussers en ereleden) verplicht zijn afwezigheid te melden bij de secretaris voor maandagavond 20.00 uur. Deze melding dient te geschieden via de website (bij voorkeur) of per e-mail. De secretaris geeft deze meldingen tijdig door aan de uitbater.

Bij niet tijdig afmelden, wordt een boete/penalty van (actueel) 10,00 euro in rekening gebracht. Dit bedrag komt ten goede aan de werkingskas van de club. Op de aanrekening van deze boete/penalty kan in uitzonderlijke gevallen (In elk geval te melden voor dinsdagavond om 19u00) een uitzondering gemaakt worden. Dit is ter beoordeling van het bestuur.

De gevolgen voor de uitbater voor wat betreft niet tijdige af/aanmelding worden in overleg tussen bestuur en uitbater geregeld.

2. Overgangsmaatregel.

Alleen voor de leden die op 01/04/2014 het statuut van 85 plusser verworven hebben is er een éénmalige keuzemogelijkheid voorzien (schriftelijk te maken vóór 01/04/2014), namelijk : zij kunnen kiezen voor de basisregel die op het lid conform de voorgaande bepalingen van toepassing is, ofwel kiezen zij voor de volgende regeling :

•    zij betalen een vaste maandelijkse werkingsbijdrage van 35,00 euro en betalen hun maaltijd en kosten voor hun opkomst en deelname aan clubactiviteiten in de voormelde driemaandelijkse afrekening van de penningmeester;
•    bij niet tijdig afmelden vóór maandagavond 20.00 uur wordt de integrale maaltijdprijs in rekening gebracht. Op de aanrekening van deze penalty kan in uitzonderlijke gevallen (in elk geval te melden vóór dinsdagavond om 19.00 uur) een uitzondering worden gemaakt. Dit is ter beoordeling van het bestuur.

De keuze van de basisregel of de 85 plussers regeling is definitief en kan niet meer gewijzigd worden.

Voor leden die na 01/04/2014 een verzoek indienen voor de toekenning van het 85 plussers statuut blijft de gewone basisregel van toepassing.

3. Uitzonderingen

In individuele bijzondere voorkomende gevallen kan steeds in overleg met bestuur een uitzondering worden gemaakt.

4. Invorderingsprocedure
 
De tijdige betaling van de maandelijkse vaste lidmaatschapsbijdrage en trimestriële afrekening is de persoonlijke verantwoordelijkheid van ieder lid. Tijdige betaling getuigt van hoffelijkheid en respect t.o.v. de club en haar leden. Het invorderen van niet-betaalde lidmaatschapsbijdragen en trimestriële afrekeningen is de verantwoordelijkheid van de penningmeester. Omdat dit geen kerntaak van de penningmeester is, zal voor zijn tussenkomsten (meestal o.v.v. mail) een boete/penalty aangerekend worden.

De penningmeester bepaalt zelf wanneer en hoeveel keer hij tussenkomt.

Voor de eerste tussenkomst door de penningmeester wordt geen boete/penalty aangerekend gezien deze tussenkomst beschouwd wordt als herinnering om een vergetelheid recht te zetten. Voor elke volgende tussenkomst door de penningmeester wordt een boete/penalty aangerekend van (actueel) 50,00 euro. Dit bedrag komt ten goede aan de werkingskas van de club. Dergelijke boete/penalty wordt enkel aangerekend voor de invordering van de maandelijkse vaste lidmaatschapsbijdrage en het niet-betwiste deel (zijnde het totaalbedrag exclusief boetes/penalty’s) van de trimestriële afrekening. Op de aanrekening van deze boete/penalty kan in uitzonderlijke gevallen afgeweken worden. Dit is ter beoordeling van het bestuur.

Indien ondanks tussenkomst(en) van de penningmeester een lid zijn financiële verplichtingen 60 dagen na vervaldag niet is nagekomen, wordt dit gesignaleerd aan het bestuur dat zich zal beraden over een gebeurlijke sanctie (tijdelijke uitsluiting van clublidmaatschap en/of definitieve beëindiging van het clublidmaatschap inbegrepen).

De maandelijkse vaste lidmaatschapsbijdrage (actueel 90,00 euro) moet voldaan zijn voor aanvang van de betreffende maand. De vervaldag van de lidmaatschapsbijdrage wordt bepaald op de laatste dag van de maand waarop de verschuldigde vaste lidmaatschapsbijdrage betrekking heeft. De trimestriële afrekening moet voldaan zijn uiterlijk 30 dagen na opmaak. De vervaldag van de trimestriële afrekening valt bijgevolg op de 30ste dag na opmaak.

5. Regeling partnerclubs

Bezoekers van Rotaryclub Geleen en Rotaryclub Maasland-Lanklaar hoeven hun maaltijden op de reguliere vergaderingen niet te betalen zoals ook de leden van Rotaryclub Maaseik de maaltijden bij deze clubs niet hoeven te betalen. Cfr het bepaalde in Algemeen sub 3 kan de interpretatie en concrete toepassing van deze regel nader gedetailleerd worden in een uitwisselingsconventie die door het bestuur en de clubleden moet goedgekeurd worden. In voorkomend geval maakt deze uitwisselingsconventie deel uit van HHR. De verantwoordelijkheid voor de betaling van deze maaltijden uit de werkingskas berust bij het bestuur.

 

Artikel VI

Wijze van stemmen

1. Over alle zaken wordt bij handopsteken gestemd 'viva voce', tenzij een schriftelijke stem-ming wordt gevraagd door tenminste drie aanwezige leden. Over personen wordt altijd schriftelijk gestemd.

2. De aanwezigheid van de helft van de leden(dit zijn alle leden uitgezonderd eventuele erele-den) is vereist voor de geldigheid van besluiten te nemen op de jaarvergadering en de sta-tutaire vergaderingen voor zover hiervan niet uitdrukkelijk elders in dit huishoudelijk re-glement dan wel in de statuten is afgeweken.

3. De aanwezigheid van de meerderheid van de bestuursleden is vereist voor het nemen van besluiten op een bestuursvergadering.

4. Een onderwerp waarover gestemd wordt dient tenminste een week, op voorhand te worden aangekondigd, voor zover elders in het huishoudelijk reglement niet een andere termijn wordt genoemd, bij voorkeur met een overzicht van de opties die ter stemming worden voorgelegd.

 

Artikel VII

Administratieve inrichting (CLUB LEIDERSCHAP PLAN)

Voor wat haar administratieve inrichting betreft volgt de club de structuur voorgesteld in het zogenaamde Club Leiderschap Plan (CLP) van Rotary International.

De doelstellingen van de club zijn gebaseerd op de 5 Avenues of Service zoals deze zijn gedefinieerd in artikel 5 van de Standard Rotary Club Constitution (Club service, Vocational service, Community service, International service en Youth Service).

Het CLP bepaalt vijf permanente actiedomeinen (hierna commissies genoemd met binnenin meerdere mogelijke subcommissies) om deze doelstellingen, zowel die op korte termijn (bijv. 1 jaar) als die op langere termijn te verwezenlijken.

De voorzitter, de inkomende voorzitter van het volgend Rotaryjaar en de inkomende voorzitter van het daaropvolgende Rotaryjaar dragen er zorg voor dat door een ééndrachtige samenwerking de continuïteit van de leiding van deze commissies en de opvolging van hun voorgenomen activiteiten worden gewaarborgd.

Bij het benoemen van de commissieleden dient te worden voorzien in continuïteit. Het verdient daarom aanbeveling dat een lid tenminste drie achtereenvolgende jaren lid is van dezelfde commissie.

De inkomend voorzitter is verantwoordelijk voor de benoeming van de commissieleden, hij vult eventuele vacatures aan, hij roept bijeenkomsten van de commissies bij elkaar voor het maken van plannen voor het komende Rotaryjaar.

 

De vijf vaste commissies van de club zijn de navolgende:

1. de commissie MEMBERSHIP

 

Het is de taak van deze commissie om plannen te ontwikkelen en te realiseren inzake het aan-werven van nieuwe leden, het behoud van de eigen leden en het geven van permanente Rotary educatie aan de leden.

 

De commissie kent de volgende subcommissies:

1. de subcommissie aanwerving;

2. de subcommissie ledenbehoud;

3. de subcommissie classificatie;

4. de subcommissie vorming en oriëntatie van nieuwe leden.

 

2. de commissie PUBLIC RELATIONS

 

Het is de taak van deze commissie om plannen te ontwikkelen met betrekking tot de informatie van het publiek betreffende het doen en laten van Rotary in zijn algemeenheid en dat van de club in het bijzonder.

 

Tot haar verantwoordelijkheid behoort:

1. het zich vertrouwd maken met de hulpmiddelen van Rotary International;

2. het sensibiliseren van de clubleden, de media en het publiek voor de clubactiviteiten;

3. het optimaliseren van acties en activiteiten om ze aantrekkelijk te maken voor de media;

4. het verbeteren van het imago van Rotary met het oog op de ledenwerving;

5. Alle leden van de club kunnen de taak van de commissie steunen door: het hebben van een precieze kennis van de Rotary doelstellingen en zijn programma's en door het zoeken naar mogelijkheden om de successen van Rotary onder de aandacht te brengen van persoonlijke en professionele relaties.

 

3. de commissie SERVICE PROJECTS

Het is de taak van deze commissie educatieve, humanitaire en professionele acties te ontwikke-len ten behoeve van de medemens.

 

Tot haar verantwoordelijkheid behoort:

1. het maken van een inventarisatie en evaluatie van de behoeften van de gemeenschap;

2. het plannen van acties van de club en de promotie ervan;

3. het uitvoeren van de acties van de club en het stimuleren van de deelname van alle

clubleden;

4. evalueren van alle acties met het oog op de verbetering van toekomstige acties.

 

Bij het realiseren van haar taak maakt de commissie mede gebruik van de hulp van vrijwilligers.

Het slagen van een actie vereist de medewerking van veel personen en het is daarom ook be-langrijk de vrijwilligers te kunnen motiveren en hun acties te coördineren. Deze vrijwilligers kunnen zijn:

1. Rotariërs en hun familie en vrienden;

2. leden van andere organisaties en geïnteresseerde burgers;

3. andere Rotaryclubs;

4. Rotaracters, Interacters,UDC.

5. deelnemers Youth Exchange en RYLA.

 

De commissie kent de volgende subcommissies:

1. actie gemeenschapsdienst;

2. internationale actie;

3. beroepsactie;

4. nieuwe generaties.

 

4. de commissie CLUB ADMINISTRATION

 

De commissie houdt zich bezig met de administratie van de club en haar efficiënte werking.

 

Tot haar verantwoordelijkheid behoort:

1. het leiden van acties die nodig zijn voor een efficiënte werking van de club;

2. het helpen van de secretaris om de aanwezigheid te registreren;

3. organiseren van programma's voor statutaire en algemene vergaderingen;

4. bevorderen van de vriendschap tussen de leden;

5. toezicht houden op het maken en publiceren van de weekverslagen.

 

De commissie kent de volgende subcommissies:

1. aanwezigheid;

2. weekverslag;

3. financiën;

4. vriendschapsactiviteiten;

5. programma van de vergaderingen.

 

5. de commissie ROTARY FOUNDATION

De commissie bepaalt de wijze waarop Rotary Foundation zal worden gesteund met een financi-ele bijdrage en door deelname aan haar programma's

Tot haar verantwoordelijkheid behoort:

1. het realiseren van de doelstellingen van Rotary Foundation in het clubjaar;

2. het verschaffen van de nodige informatie over Rotary Foundation aan de leden;

3. Het aanmoedigen van de clubleden om deel te nemen aan de programma's van Rotary

Foundation en deze financieel te steunen;

4. de clubleden op de hoogte stellen van de Rotary Foundation doelstellingen.

 

De commissie kent de volgende subcommissies:

1. programma's van de Foundation;

2. financiële bijdragen;

3. groep Study Exchange;

4. studiebeurzen;

5. polio.

Naast deze vaste commissies en subcommissies kunnen door het bestuur ook ad hoc commissies worden geïnstalleerd.

(a) de voorzitter is 'qualitate qua' lid van alle commissies en heeft als zodanig alle rechten en voorrechten die een lid van die betreffende commissie heeft;

(b) Elke commissie voert haar taak uit conform de bepalingen in dit huishoudelijk reglement alsook conform het geen haar door het bestuur wordt opgedragen;

(c) De commissievoorzitters zijn verantwoordelijk voor het bijeenroepen van commissieverga-deringen en de organisatie van de commissie activiteiten, zij hebben de supervisie over het doen en laten van de commissie, coördineren de werkzaamheden ervan en brengen het be-stuur van de club op de hoogte van al haar activiteiten.

 

Artikel VIII

Rechten van de commissies

De rechten en plichten van elk van de commissies zullen worden vastgesteld door het clubbestuur met betrekking tot het lopend Rotaryjaar.

Bij de uitleg van deze rechten en plichten zal het bestuur verwijzen naar toepasselijk en geschikt informatiemateriaal van RI.

De commissie Service Projects zal rekening houden met de Avenues van Vocational Service, Com-munity Service, International Service en Youth Service bij het maken van haar jaarplannen.

Elke commissie heeft bij de aanvang van het Rotaryjaar een specifiek mandaat gekregen en duidelijk omschreven doelen en actieplannen vastgesteld, die gedurende de loop van dat jaar verwezenlijkt zullen worden.

De inkomend voorzitter is de eerst verantwoordelijke om te zorgen voor de noodzakelijke leiding bij het doen van aanbevelingen aan de commissies met betrekking tot mandaten, doelen en plannen ter presentatie aan het bestuur voor het begin van het jaar zoals hiervoor vermeld.

 

Artikel IX

Attendence - Toestemming tot afwezigheid - Lidmaatschap

1. De club kan 2 soorten leden hebben t.w. gewone leden en ereleden (niemand kan tezelfdertijd gewoon lid en erelid zijn).  Eenzelfde persoon kan tezelfdertijd maar gewoon lid zijn in één Rotaryclub.

2. Tot de gewone leden behoren ook de zgn. 85 plussers. 85 plussers zijn leden die gelijktijdig aan alle hierna volgende voorwaarden voldoen: 1) 65  jaar of ouder zijn, 2)  de som van hun leeftijd en het aantal jaren lidmaatschap van Rotary bedraagt 85 of meer  3) van het bestuur op hun verzoek de instemming van het statuut van 85 plusser verkregen hebben.

3. Ereleden worden door de gewone leden gekozen op voordracht van het bestuur. Een erelid is iemand die zich buitengewoon verdienstelijk heeft gemaakt in het ijveren voor de Rotary idealen en / of het bepleiten van de Rotary zaak. Eenzelfde persoon kan erelid zijn van meerdere clubs (maar kan in andere, vreemde, clubs geen rechten ontlenen aan zijn erelidmaatschap). Ereleden hebben geen enkele bevoegdheid en kunnen m.u.v. het bezoekrecht geen rechten of privileges doen gelden noch een bestuursmandaat bekleden. Zij zijn vrijgesteld van financiële verplichtingen t.a.v. Rotary International

4. Van een gewoon lid wordt verwacht dat hij streeft naar een aanwezigheid van minstens 50% op de wekelijkse clubbijeenkomsten, zich engageert in clubprojecten en –activiteiten en regelmatig andere Rotaryclubs bezoekt.

5. Op schriftelijk verzoek gericht aan het bestuur, waarin de redenen voldoende worden omschreven, kan een lid door het bestuur voor een bepaalde periode worden vrijgesteld van de verplichting tot het bijwonen van de wekelijkse clubbijeenkomsten; een en ander is nader uitgewerkt in artikel 9 van de Standard Rotary Club Constitution.

6. De beslissing tot beëindiging van het clublidmaatschap of tijdelijke uitsluiting van het clublidmaatschap wordt genomen door het bestuur op basis van a) het niet langer voldoen aan de verwachtingen van een clublid (geformuleerd in art. XIII 1.)  b) niet-nakoming van financiële verplichtingen  c) onvoldoende aanwezigheid   d) andere, zwaarwichtige redenen. Het betrokken lid kan - in afwijking van het bepaalde in art. II sub B sectie 1 van dit reglement - steeds beroep aantekenen tegen deze bestuursbeslissing en mediatie of arbitrage aanvragen zoals nader uitgewerkt in artikel 12 van de Standard Rotary Club Constitution.

7. Elk lid waarvan het lidmaatschap oneervol of omwille van redenen bepaald in art. IX sub 6 van dit reglement beëindigd is, verliest – voor zover hij die ooit al zou verworven hebben - alle rechten m.b.t. de gelden en eigendommen van de club.

 

Artikel X

Geldelijk Beheer

1. De penningmeester is belast met het beheer van alle gelden van de club conform de richtlijnen van het bestuur en de bepalingen in het huishoudelijk reglement en de statuten. hij zal daartoe gebruikmaken van een of meerdere bankrekeningen. De gevoerde boekhouding omvat tenminste een opdeling in gelden bestemd voor de werking van de club, gelden bestemd voor het ondersteunen van sociale doeleinden en eventuele andere gelden, al naar gelang de omstandigheden dit vereisen;

2. Alle betalingen worden zoveel mogelijk verricht met behulp van bankoverschrijvingen. Voor bedragen vanaf 2.500,00 euro is de handtekening van de penningmeester en de voorzitter vereist;

3. Van alle inkomsten en uitgaven wordt een kasboek aangelegd, hetwelk samen met alle nota's en betaalbewijzen aan het eind van het clubjaar aan een kascommissie ter beoordeling wordt aangeboden;

4. De kascommissie bestaat uit twee clubleden, op voordracht van de voorzitter, door de leden benoemd voor een periode van twee jaar.

De benoeming van de leden van de kascommissie is zodanig dat elk jaar één lid moet aftreden. De benoeming van een lid van de kascommissie geschiedt jaarlijks tijdens de vergadering waarop de verkiezing ven het bestuur plaatsvindt;

5. Het boekjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni;

6. Bij de aanvang van het clubjaar wordt door het bestuur een ontwerpbegroting gemaakt van de te verwachten inkomsten en uitgaven, welke begroting vervolgens aan de leden ter goedkeuring wordt voorgelegd. de penningmeester zorgt te allen tijde voor een reserve in kas van tien procent van de jaarbegroting.

7. De penningmeester is tevens belast met de invorderingsprocedure (zoals nader omschreven in art. V sub 4 van dit reglement).

 

Artikel XI

Financiële Steun

1. Binnen de doelstellingen van Rotary International en van de club kan financiële steun worden verleend aan projecten, instellingen of organisaties die daartoe een verzoek hebben gericht aan de club. Elk verzoek tot financiële steun dient te gebeuren via een der leden van de club onder gebruikmaking van een daartoe bestemd formulier dat verkrijgbaar is bij de secretaris & penningmeester en behoorlijk ingevuld dient te worden ingediend bij de voorzitter;

2. Geen enkele financiële steun kan worden verleend zonder voorafgaande kennisgeving (= minsten één week)van de steunaanvragen aan de ledenvergadering. Hierbij dient het beoogde bedrag evenals de motivatie te worden toegelicht;

3. Elk lid heeft het recht om zijn mening over de steunaanvragen kenbaar te maken hetzij tijdens de in lid 2 van dit artikel genoemde ledenvergadering hetzij aan de voorzitter binnen een week na de in lid 2 genoemde ledenvergadering. Het besluit tot steun kan niet eerder worden genomen dan in de eerstvolgende ledenvergadering. Indien tenminste drie leden hierom verzoeken dient de aanvrage tot steun de volgende ledenvergadering ter stemming te worden gebracht;

4. De bevoegdheid tot het toekennen van een steunaanvraag komt:

a) Voor bedragen tot en met 250,00 euro toe aan de voorzitter.

b) Voor bedragen vanaf 250,01 euro tot en met 1.000 ,00 aan het bestuur.

c) Voor bedragen vanaf 1.000,01 euro tot en met 2.500,00 euro aan de algemene vergadering die besluit na een schriftelijke stemming waarbij een gewone meerderheid (de helft plus één) vereist is en tenminste 50% der leden aanwezig dient te zijn.

d) Voor bedragen boven 2.500,00 euro aan de algemene vergadering die besluit na een schriftelijke stemming waarbij een tweederde meerderheid vereist is en tenminste 50% van de leden aanwezig dient te zijn.

 

Artikel XII

Representatie

In de navolgende gevallen, zal de club haar medeleven respectievelijk belangstelling betuigen:

1. overlijden van een lid, partner of kind van een lid;

2. overlijden van een ander familielid van een clublid;

3. geboorte van een kind van een lid;

4. huwelijk van een kind van een lid;

5. huwelijksjubileum (25 of 40 jaar) van een lid;

6. huwelijk van een lid.

Daarbij zal de club een gepaste attentie aanbieden.

 

Artikel XIII

Wijze van verkiezing van leden

1. Algemeen

Van een lid van de club wordt verwacht:

a) dat hij te goeder naam bekend staat en in het bedrijf of beroep waarin hij werkzaam is, een goede reputatie geniet;

b) dat hij de idealen van vriendschap door houding en inzet zal dienen;

c) dat hij door zijn levensstijl en sereniteit de Rotarygemeenschap zal stimuleren;

d) dat hij de bekwaamheid heeft en ook uitdrukkelijk de wil kenbaar maakt een verantwoordelijke functie binnen de club te willen bekleden;

2. Het systeem van aanwerving wordt als volgt bepaald:

a) het bestuur bepaalt welke classificaties worden opengesteld;

b) alle leden kunnen nu voorstellen doen met gebruikmaking van een standaardformulier dat bij de secretaris kan worden aangevraagd;

c) het aldus ingevulde formulier wordt onder gesloten omslag ingediend bij het bestuur via de secretaris;

d) na nauwkeurig onderzoek door het bestuur maakt de secretaris de naam van de kandidaat en de naam van het bedrijf of de instelling welke hij vertegenwoordigt, schriftelijk bekend aan de clubleden;

e) wanneer het bestuur een bepaalde voordracht niet ondersteunt, zal de voorzitter het lid, dat deze voordracht deed, hierover informeren;

f) gedurende een periode van veertien dagen daarna kan elk lid zijn bezwaren tegen toelating van het voorgestelde lid, met redenen omkleed, mondeling kenbaar maken aan de voorzitter;

g) indien de voorzitter oordeelt dat het "bezwaar" niet voldoende is gemotiveerd of niet doorslaggevend is, neemt de voorzitter contact op met het lid dat het bezwaar formuleerde, om samen te bespreken en te oordelen of de redenen voldoende zijn om de kandidaat af te wijzen;

h) Komt men niet tot een akkoord, dan onderwerpt de voorzitter het geval aan een "raad van wijzen", waarbij in elk geval aanwezig zijn het voltallig bestuur en de voorzitter clubzaken, die dan te beslissen hebben, na eventueel het lid, dat het voorbehoud maakte, te hebben gehoord;

i) indien binnen de periode van veertien dagen geen bezwaren zijn voortgebracht, wordt het kandidaat-lid geacht te voldoen aan de vereisten van het lidmaatschap en maakt de voorzitter de naam, het beroep en het adres bekend van het voorgestelde en door de club aanvaarde nieuwe lid;

j) onmiddellijk daarna zal de peter samen met twee leden die daarvoor het beste in aanmerking komen en het eventueel toekomstige lid persoonlijk kennen, na afspraak een bezoek brengen aan het voorgestelde lid;

k) de leden zullen bij hun bezoek het voorgedragen lid, liefst in aanwezigheid van zijn echtgenote, zo volledig mogelijk inlichten over de verplichtingen die het eventueel nieuw lid dient in acht te nemen, zo hij het lidmaatschap aanvaardt;

l) bij aanvaarding wordt het kandidaat-lid vervolgens geïntroduceerd in de club. hij neemt ter kennismaking van de leden en het clubgebeuren deel aan een drietal vergaderingen waarna hij op een avondvergadering wordt geïnstalleerd tot volwaardig rotariër;

m) de uitbreiding van de club is een zaak, die ons allen aangaat, daarom dient bij aanwerving van nieuwe leden een volledige discretie in acht genomen te worden, zowel individueel alsook in en buiten clubverband.

 

Artikel XIV

Resoluties en Moties

Resoluties of moties, welke de club binden, mogen niet overwogen worden voordat het bestuur ze heeft onderzocht. Wanneer resoluties of moties tijdens een bijeenkomst van de club aanhangig worden gemaakt, worden zij zonder discussie naar het bestuur verwezen.

 

Artikel XV

Agenda van de Clubbijeenkomst

Op de clubbijeenkomsten wordt er gedurende het officiële gedeelte niet gerookt. Van de kleding wordt verwacht dat ze stijlvol is.

1. Protocolchef (clubmeester)

a) opent de vergadering;

b) begroet de gasten, en biedt hen een plaats aan;

c) maakt melding van verhinderingen en compensaties;

d) deelt het menu mee;

e) licht de besluiten van bestuursvergaderingen toe.

2. Voorzitter

a) begroet de vergadering, in het bijzonder de gasten;

b) behandelt wat voorgevallen is sinds de vorige vergadering;

c) vraagt aandacht voor actuele zaken die voorliggen;

d) benadrukt commissieactiviteiten die de leden moeten activeren.

3. Spreker, na te zijn ingeleid, houdt zijn voordracht, waarna gelegenheid tot het beantwoorden van vragen;

4. Voorzitter dankt de spreker;

5. Protocolchef (clubmeester) sluit de vergadering.

 

Artikel XVI

Wijzigingen

1. Dit huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd:

a) op een gewone clubvergadering, waarop twee/derde van de leden aanwezig is;

b) met een stemmenmeerderheid van twee/derde der aanwezige leden;

c) mits tien dagen tevoren alle leden schriftelijk in kennis zijn gesteld van de voorgenomen wijzigingen.

2. Wijziging of aanvulling van dit reglement is niet toegestaan, indien het hierdoor in strijd zou zijn met  bepalingen en interpretaties van de Standard Rotary Club Constitution, de Recommended Rotary Club Bylaws, de Rotary International Constitution and Bylaws en de Rotary Code of Policies.

 

BIJLAGE

1. Projectfinanciering

1. Financiële reserve

De club legt een financiële reserve aan om bij tegenslag het Bokkerieje en de sociale kas voldoende werkingsmiddelen te verschaffen.

Toelichting:

- Berekening van de reserve

De financiële reserve dient om bij ernstige tegenslag gedurende twee jaar financiële midde-len ter beschikking te stellen om de clubactiviteiten verder te zetten. Met deze reserve kan de club in zekere mate sociale doelstellingen realiseren en meewerkende verenigingen aan Bokkerieje gedeeltelijk vergoeden voor de gemaakte onkosten.

- Aanvullen van de reserve

Ingeval deze reserve is aangesproken geworden, stelt de club zich ten doel de reserve terug aan te vullen tot het gewenste bedrag van 40.000,00 euro en dit zo snel mogelijk afhankelijk van de inkomsten van Bokkerieje.

2. Verdeling van beschikbare middelen

 Het jaarlijkse bedrag voor sociale werken wordt berekend door een gemiddelde te nemen van de winsten van Bokkerieje van de laatste vijf jaren met eliminatie van het hoogste en het laagste bedrag.

Het verschil tussen de werkelijke winst en de gemiddelde berekening gaat voorlopig naar de financiële reserve. Dit bedrag/verschil kan worden opgehaald wanneer het beoogde doel van de reserve is bereikt en wanneer tweederde van de clubleden akkoord gaat met de aanwending ervan voor een sociaal project.

De aanwending van gelden voor sociale projecten wordt afhankelijk gemaakt van de langetermijn-missie die onze Rotaryclub nastreeft en die het clubbestuur jaarlijks kan actualiseren of bijsturen. Het bestuur bepaalt de perioden waar de ingediende projecten worden beoordeeld en gerangschikt.

3. Beoordeling projecten

Het bestuur zorgt voor een heldere, interne communicatie over de projecten.

Toelichting:

De procedure voor het indienen van de aanvraag en het toekennen van financiële steun staat beschreven in het huishoudelijk reglement Artikel XI van de club. Deze procedure wordt gevolgd.

Om de leden in kennis te stellen van de aanvraag wordt het formulier in een afzonderlijke e-mail aan de leden bezorgd. Op de algemene vergadering beschrijft de aanvrager beknopt het project. Eventueel kan de uitvoerder vooraf toelichting komen geven.

 

2. Representatie

Deze bijdrage heeft tot doel het bestuur en de leden te informeren over een aantal afspraken naar aanleiding van familiale gebeurtenissen.

1. overlijden van een lid, partner of kind van een lid

De voorzitter en/of een lid dat goed bevriend is met de familie neemt contact op met de partner (familie) om te informeren of het wenselijk is dat de Rotaryclub bepaalde initiatieven neemt.

• actieve leden:

o overlijdensbericht in de krant en een bloemstuk

o toespraak door de voorzitter

o In memoriam tijdens de eerst volgende vergadering

o Vriendenclubs een overlijdensbericht zenden.

• niet actieve leden

• partner of kind van een lid

o bloemstuk vanwege de club

2. Overlijden van een ander familielid van een clublid

Indien de club een overlijdensbericht ontvangt, vermeldt de voorzitter dit op de algemene vergadering. De leden ontvangen een e-mail van het overlijdensbericht en de datum van de uitvaart. De voorzitter stuurt namens de club een bericht van medeleven aan de familie.

3. Geboorte van een kind

De club reageert gepast (schriftelijk) op de geboorteaankondiging.

4. Huwelijk van een kind van een lid

Indien de uitnodiging gericht is aan de club, dan wordt dit vermeld op algemene vergadering. Leden die naar de receptie of naar het feest gaan zorgen voor een persoonlijke attentie.

Wanneer niet alle leden worden uitgenodigd, zorgen de genodigden voor een persoonlijke attentie.

5. Huwelijksjubileum (25 of 40 jaar) van een lid

 

3. Geldelijk beheer

De voorzitter, de inkomende voorzitter en de penningmeester beheren de rekeningen van de feitelijke vereniging bij de bankinstelling. De penningmeester heeft volmacht om financiële verrichtingen uit te voeren. Omdat de samenstelling van de beheerders jaarlijks wijzigt, moet de bankinstelling daarvan in kennis worden gesteld.

 
4. VZW BOKKERIEJE

Bij akte verleden voor notaris Geraldine Cops te Maaseik op 3 mei 2005 werd opgericht de vereniging zonder winstoogmerk genaamd 'Bokkerieje Rotary Maaseik' afgekort 'VZW

Bokkerieje'.

Het doel van deze VZW is het verwerven van financiële middelen voor de verwezenlijking van de doelstellingen van Rotary International in het algemeen en van de Rotaryclub Maaseik in het bijzonder.

Waarom is deze VZW opgericht ?

Jaarlijks organiseerde de Rotaryclub Maaseik het zogenaamde Bokkerieje.

Zij werd daarbij geholpen door talrijke vrijwilligers.

Bij de organisatie van dit evenement kan het een en ander misgaan als gevolg van bijvoorbeeld onzorgvuldigheid of nalatigheid. De Rotaryclub Maaseik is geen rechtspersoon. Schulden als gevolg van bijvoorbeeld aansprakelijkheid worden in dat geval omgeslagen over de leden. De leden zouden dan met hun privé vermogen aansprakelijk zijn. Daarom is de organisatie van het project Bokkerieje ondergebracht in een rechtspersoon: de VZW Bokkerieje.

 

De VZW kent diverse verplichtingen waaronder de navolgende:

1. Alle akten, facturen, brieven aankondigingen moeten de benaming van de VZW bevatten;

2. Bijhouden ledenlijst op de zetel van de VZW.

3. Jaarlijks moet een algemene vergadering worden gehouden waarop de jaarrekening en

de begroting moeten worden goedgekeurd,

4. Er moet een eenvoudige boekhouding worden gevoerd.

5. De jaarrekening moet worden neergelegd bij de Rechtbank van koophandel te Tongeren.

6. Eventuele overige verplichtingen

De Raad van Bestuur van de VZW wordt gevormd door de leden van de Commissie Bokkerieje.

M.b.t. het lidmaatschap van de VZW is bepaald dat de bepalingen daaromtrent in de statuten van Rotaryclub Maaseik hierop 'mutatis mutandis' van toepassing zijn.

Een lid van de Rotaryclub Maaseik is 'qualitate qua' lid van de VZW.

BTW plicht m.b.t. het project Bokkerieje

Bij brief van 14 oktober 1996 heeft het Ministerie van Financiën, Controle BTW, Bleumerstraat 72 bij monde van de heer L. Hamers aan de Rotaryclub Maaseik meegedeeld, dat de Rotaryclub Maaseik niet als BTW-belastingplichtige geregistreerd dient te worden omdat de inkomsten van de wielermanifestatie niet belast zijn. Deze verklaring is op 18 mei 2006 door de heer P.Knevels, Inspecteur,Afdeling Financiën Controle btw Maaseik, schriftelijk herbevestigd.

De financiële steun die door de Rotaryclub Maaseik wordt verstrekt geschiedt uit de financiële middelen van de VZW Bokkerieje. Zodra door de Rotaryclub Maaseik een besluit tot financiering van een project is genomen verzoekt het bestuur van de Rotaryclub Maaseik het bestuur van de VZW Bokkerieje schriftelijk om het daarbij bepaalde bedrag van de steunverlening te voldoen. Aan de VZW wordt een exemplaar van het betreffende besluit ter hand gesteld.

 

5. Formulieren

 

Formulier Steunaanvragen

Het gebeurt dikwijls dat er binnen het bestuur voorstellen tot steunverlening worden ingediend die onvoldoende informatie bevatten om het project te evalueren waardoor het project blijft liggen of er bij stemming misverstanden ontstaan.

Om tot een objectieve evaluatie van de projectvoorstellen te kunnen overgaan, is het nodig dat de voorstellen de nodige informatie bevatten om ze te kunnen toetsen aan zowel de ontvankelijkheidvoorwaarden als aan de selectiecriteria. Daarom worden aan de indieners van project-voorstellen thans een aantal vormvereisten opgelegd. Deze vormvereisten leggen een samenstelling op voor de projectvoorstellen. Ze zijn ook vervat in een nieuw voor de ingediende projectvoorstellen verplicht te hanteren formulier.

Indien de steunaanvraag voldoet aan de voorwaarden maakt het bestuur zich sterk om de aanvraag binnen de 30 dagen te behandelen.

1 Inhoud en samenstelling van ontvankelijke projecten

1.1 De ontvankelijkheidvoorwaarden voor de projectvoorstellen

Om ontvankelijk te zijn, moet een ingediend projectvoorstel aan volgende voorwaarden voldoen:

1. ingediend zijn op het nieuw formulier dat beschikbaar is op de website van de club en

2 ingediend zijn door een lid van de club;

3 Het bedrag vermelden dat de aanvrager wenst te ontvangen en de inbreng van eigen middelen. Deze eigen inbreng kan divers van aard zijn. Het kan gaan om financiële inbreng, materiële inbreng, mankracht, of een combinatie hiervan;

4 een project moet voldoen aan de doelstellingen van Rotary international en de clubdoelstellingen.

1.2 Inhoud en vormvereisten van de projectvoorstellen

De ingediende projectvoorstellen moeten volgende samenstelling hebben:

1 de administratieve gegevens van de indiener en/of van de samenwerkende partners;

(naam, adres, telefoonnummer zowel van het Rotarylid als van de contactpersoon bij de steunaanvrager);

2 een gedetailleerde beschrijving van het voorgestelde project;

3 een beschrijving van de wijze waarop de bereikte resultaten zullen gevaloriseerd worden;

4 een gedetailleerde opgave van de benodigde middelen voor het project, met duidelijke vermelding van de eigen inbreng en van de gevraagde steun. Indien de eigen inbreng ook andere dan financiële middelen omvat moet deze andere inbreng ook in budgettaire termen weergegeven worden.

 

I. IN TE VULLEN DOOR HET ROTARYLID DAT DE AANVRAAG STEUNT

1. Administratieve gegevens van de aanvragende organisatie

• naam:

• adres:

• telefoonnummer:

• e-mail/fax:

• rekeningnummer:

2. Administratieve gegevens van de contactpersoon (rotarylid)

• naam:

3. Een gedetailleerde beschrijving van het voorgestelde project (eventueel bijlagen)

• beschrijving:

• doelstelling :

• het gevraagde bedrag als vergoeding voor de gemaakte kosten:

(Indienen van facturen of onkostennota's als bewijsmateriaal)

• benodigde middelen van het project : het totaalbudget van het project en de eigen

inbreng

• wijze waarop het project kan worden geëvalueerd en/of

• wijze waarop de club kan worden geïnformeerd over de resultaten

 

II. IN TE VULLEN DOOR HET BESTUUR

Aanvraag: ingediend op datum van:

Gevolg:

• Besproken op (de bestuursvergadering) dd.

• Niet/binnen goedgekeurde beslissingsbevoegdheid van voorzitter-bestuur.

• voor advies naar commissie

• algemene vergadering d.d.

Besluit:

• Goedgekeurd voor een bedrag van

• op bestuurs/algemene vergadering van

• Afgewezen: reden

Afgewerkt: door middel van:

• cheque nr. op naam van

• overschrijving op rekeningnr. op naam van

• brief aan aanvrager op

Te Maaseik, / /

De voorzitter en de secretaris.

 

Formulier Nieuwe Leden

Datum:

Peter 1:

Peter 2:

Naam:

Voornaam:

Adres:

Telefoonnummer/GSM:

E-mail:

Geboortedatum:

Nationaliteit:

Jeugd & Schoolleven:

Beroepskeuze & loopbaan (classificatie):

Gezinsleven:

Hobby's en interesses:

Divers:

Waarom Rotary:

Ervaring in verenigingsleven (welke verenigingen, welke functies, hoelang, wetenswaardigheden):